Fietsleasing voor HR managers

1. Bepaal hoe je de fiets wilt financieren

Als HR manager wil je vooral weten hoe de fiets betaald wordt en wat de impact is op de loonbrief van je medewerkers.
Er zijn verschillende mogelijkheden:

• Brutoloonruil: de werknemer ruilt een deel van zijn/haar brutoloon voor een leasefiets.
• Eindejaarspremie: in bepaalde sectoren mag (een deel van) de eindejaarspremie worden omgezet worden in een leasefiets
• Extra legaal voordeel: de werkgever betaalt de fiets volledig als benefit, zonder inlevering van loon
• Mobiliteitsbudget: de fiets zit in de tweede pijler van het mobiliteitsbudget maar het is interessanter om fietslease naast het mobiliteitsbudget aan te bieden.

Elke vorm heeft andere gevolgen voor payroll, vakantiegeld, eindejaarspremie en opzegvergoeding.

2. Bouw je businesscase op

Fietsleasing is niet alleen financieel aantrekkelijk voor je medewerkers. Ook als werkgever is het interessant; fietsleasing is vaak budgetneutraal . Om de totale kost voor je organisatie te bepalen, komen er naast de prijs ook nog andere zaken bij:

• CO₂-solidariteitsbijdrage (afhankelijk van de gekozen financieringsvorm)
• Administratiekost per fiets/maand
• Eventuele werkgeversbijdrage als je een deel van de leaseprijs op je neemt
• De vergelijking met een bedrijfswagen valt bijna altijd positief uit: minder VAA-discussies, minder brandstofkosten en een lagere TCO.

Let zeker ook op wie de eigenaar is van de fiets tijdens de leaseperiode. Dit kan een impact hebben op bijvoorbeeld vroegtijdige verbrekingen en de betaling van de vergoedingen hiervan bij wanbetaling.

3. Stel een fietspolicy (fietsbeleid) op

Een fietsleaseplan invoeren zonder duidelijke afspraken? Dat zal snel voor vragen en discussies zorgen.
Net zoals een car policy, heb je dus ook een fietspolicy nodig.

Wat moet er minimaal in een fietsbeleid staan?

• Wie komt in aanmerking? (contracttype, anciënniteit, functiecategorie…)
• Welk budget per medewerker of per categorie?
• Sta je een eenmalige eigen bijdrage door werknemer toe?
• Looptijd(en) van het leasecontract
• Welke fietsen mogen? (stadsfiets, e-bike, speed pedelec, bakfiets, gravel, mountainbike…)
• Woon-werkverkeer: verplicht een minimum aantal dagen per week?
• Wat bij ontslag, langdurige ziekte, pensioen of overname?
• Onderhoud, herstellingen, diefstal en schade: wie regelt wat?
• Overname aan het einde van de leaseperiode
• …

4. Denk vooruit: wat bij uitdiensttreding?

De vraag die elke HR manager vroeg of laat krijgt: "Ik ga uit dienst, wat gebeurt er met mijn leasefiets?"

Leg daarom vooraf vast wat er gebeurt wanneer een medewerker de organisatie verlaat. Afhankelijk van de overeenkomst zijn er verschillende mogelijkheden:

• De medewerker koopt de fiets over aan de restwaarde
• De nieuwe werkgever neemt het lopende leasecontract over
• De fiets keert terug naar de Cyclobility

Zorg dat dit in je fiets policy staat. Zo vermijd je verrassingen bij uitdiensttreding.

5. Bereid het gesprek met de vakbond of ondernemingsraad voor

Fietsleasing raakt aan loon, mobiliteit en arbeidsvoorwaarden. Bij bedrijven met een ondernemingsraad of syndicale delegatie moet je daarom ook rekening houden met het sociaal overleg.
Enkele klassieke bezorgdheden waarop je een antwoord klaar wil hebben:

• Blijft het volledig vrijwillig?
• Wie mag er deelnemen en waarom?
• Wat is de impact op groepsverzekering, pensioen en werkloosheidsuitkering?
• Wordt een eigen bijdrage toegestaan?
• Wat met de huidige fietsinfrastructuur?

Een sterk uitgewerkt dossier met simulaties, een duidelijke fietsbeleid en FAQ’s maakt een overleg een stuk eenvoudiger...

6. Bereid de lancering en communicatie voor

Een fietsplan valt of staat met adoptie. Je kan het mooiste aanbod op tafel leggen, als je collega's het niet begrijpen of niet weten wat het hen oplevert, blijft het gebruik beperkt.

Maak de uitrol daarom zichtbaar binnen je organisatie, al dan niet met de dienst communicatie. Denk bijvoorbeeld aan;

• Een leuk lanceringsmoment (intern webinar, lunch & learn, testevent met fietsen op de parking met een barrista, goodies… )
• Een duidelijke FAQ op je intranet of HR-portaal
• Persoonlijke simulaties zodat elke medewerker zijn nettoloon-impact ziet
• Terugkerende communicatie via verschillende kanalen. Een e-mail is niet genoeg.
• Lokale ambassadeurs die collega's te woord kunnen staan

7. Kies een leasepartner die HR ontzorgt, geen extra werk oplevert

Als HR manager heb je al genoeg op je bord. Je wilt niet voor elke fiets een aparte administratie bijhouden, verschillende leveranciers opvolgen of zelf achter onderhoud en herstellingen aan zitten.

Kijk daarom niet alleen naar de prijs van de lease, maar vooral naar de mate waarin een partner je organisatie kan ontzorgen en aanwezig is.

Bij Cyclobility kan je rekenen op:

• Eén vast aanspreekpunt voor jou én voor je medewerkers
• Een koppeling met je sociaal secretariaat of eigen software
• Volledig ontzorgd traject van A tot Z: fietskeuze, bestelling, thuislevering, afstelling, onderhoud, herstellingen, verzekering en einde contract.
• Een landelijk netwerk van 8 eigen fietsenwinkels én honderden externe fietshandelaars
• Een mobiele hersteldienst die tot op je parking of aan huis komt
• Duidelijke rapportering
• Bovendien hebben we intussen meer dan 10 jaar ervaring met bedrijven van elke omvang en in elke sector. Die ervaring vertaalt zich in doordachte processen, realistische adviezen en oplossingen die écht werken op de werkvloer.
• Cyclobility draagt het risico op wanbetaling. Dus ook daar hoef je niet mee bezig te zijn.

Ontdek hoe AZ Alma het aanpakt

Klaar om fietsleasing aan te bieden?

Fietsleasing invoeren hoeft geen HR-project van zes maanden te worden. Met de juiste voorbereiding  en een partner zit je snel op koers. We begeleiden, ontzorgen en motiveren, van eerste gesprek tot laatste getekende overeenkomst.

Benieuwd wat fietsleasing concreet betekent voor jouw organisatie? Vul onderaan het formulier in.
We maken graag een simulatie op maat, afgestemd op jouw medewerkers en samen met je payroll- en finance-team.