Leasing vélo pour les responsables RH

1. Déterminez comment vous souhaitez financer le vélo

En tant que responsable RH, vous voulez surtout savoir comment le vélo sera financé et quel sera l’impact sur la fiche de paie de vos collaborateurs.

Plusieurs possibilités existent :

• Échange de salaire brut : le travailleur échange une partie de son salaire brut contre un vélo en leasing.
• Prime de fin d’année : dans certains secteurs, une partie de la prime de fin d’année peut être convertie en leasing vélo.
• Avantage extralégal : l’employeur prend entièrement le vélo en charge en tant qu’avantage, sans réduction de salaire.
• Budget mobilité : le vélo peut être financé via le deuxième pilier du budget mobilité. Il est toutefois plus intéressant de proposer le leasing vélo en complément du budget mobilité.

Chaque formule a des conséquences différentes sur le payroll, les congés payés, la prime de fin d’année et l’indemnité de préavis.

2. Construisez votre business case

Le leasing vélo n’est pas seulement intéressant financièrement pour vos collaborateurs. En tant qu’employeur, vous pouvez également y trouver de nombreux avantages : le leasing vélo est souvent neutre sur le plan budgétaire. .

Pour déterminer le coût total pour votre organisation, plusieurs éléments doivent être pris en compte en plus du prix du leasing :

• Contribution de solidarité CO₂ (en fonction de la formule de financement choisie)
• Frais administratifs par vélo et par mois
• Éventuelle contribution de l’employeur si vous prenez une partie du coût du leasing à votre charge
• La comparaison avec une voiture de société est presque toujours favorable : moins de discussions concernant l’ATN, moins de frais de carburant et un TCO plus faible.

Vérifiez également qui est propriétaire du vélo pendant la période de leasing . Cela peut notamment avoir un impact en cas de rupture anticipée du contrat et sur le paiement des indemnités qui en découlent en cas de défaut de paiement.

3. Établissez une policy vélo

Mettre en place un plan de leasing vélo sans règles claires ? Cela risque rapidement de susciter des questions et des discussions.

Tout comme pour une car policy, vous avez donc besoin d’une policy vélo .

Que doit-elle au minimum prévoir ?

• Qui peut en bénéficier ? (type de contrat, ancienneté, catégorie de fonction…)
• Quel budget par collaborateur ou par catégorie ?
• Autorisez-vous une contribution personnelle unique du travailleur ?
• Quelle(s) durée(s) pour le contrat de leasing ?
• Quels types de vélos sont autorisés ? (vélo de ville, e-bike, speed pedelec, vélo cargo, gravel, VTT…)
• Déplacements domicile-travail : imposez-vous un nombre minimum de jours par semaine ?
• Que se passe-t-il en cas de licenciement, maladie de longue durée, départ à la pension ou reprise du vélo ?
• Entretien, réparations, vol et dommages : qui s’occupe de quoi ?
• Reprise du vélo à la fin de la période de leasing
• …

4. Anticipez : que se passe-t-il en cas de départ de l’entreprise ?

La question que tout responsable RH finira tôt ou tard par recevoir : « Je quitte l’entreprise, que se passe-t-il avec mon vélo en leasing ? »

Définissez donc à l’avance ce qui se passe lorsqu’un collaborateur quitte l’organisation. En fonction du contrat, plusieurs possibilités existent :

• Le collaborateur rachète le vélo à sa valeur résiduelle
• Le nouvel employeur reprend le contrat de leasing en cours
• Le vélo est retourné à Cyclobility

Veillez à ce que ces modalités soient clairement reprises dans votre policy vélo. Vous éviterez ainsi les mauvaises surprises lors d’un départ.

5. Préparez la concertation avec le syndicat ou le conseil d’entreprise

Le leasing vélo touche au salaire, à la mobilité et aux conditions de travail. Dans les entreprises disposant d’un conseil d’entreprise ou d’une délégation syndicale , il faut donc également tenir compte de la concertation sociale.

Voici quelques préoccupations classiques auxquelles vous souhaitez pouvoir répondre :

• Le leasing reste-t-il entièrement volontaire ?
• Qui peut participer et pourquoi ?
• Quel est l’impact sur l’assurance groupe, la pension et les allocations de chômage ?
• Une contribution personnelle est-elle autorisée ?
• Qu’en est-il des infrastructures vélo existantes ?

Un dossier bien préparé, accompagné de simulations, d’une policy vélo claire et d’une FAQ, rendra la concertation beaucoup plus simple…

6. Préparez le lancement et la communication

Un plan vélo dépend en grande partie de son adoption. Vous pouvez proposer la meilleure offre possible, mais si vos collègues ne comprennent pas le fonctionnement ou ne voient pas ce qu’ils peuvent y gagner, son utilisation restera limitée.

Rendez donc le lancement visible au sein de votre organisation, avec ou sans l’aide du service communication. Pensez par exemple à :

• Un événement de lancement convivial (webinaire interne, lunch & learn, événement test avec des vélos sur le parking et un barista, goodies…)
• Une FAQ claire sur votre intranet ou votre portail RH
• Des simulations personnalisées permettant à chaque collaborateur de voir l’impact sur son salaire net
• Une communication régulière via différents canaux. Un seul e-mail ne suffit pas.
• Des ambassadeurs locaux capables de répondre aux questions de leurs collègues

7. Choisissez un partenaire de leasing qui facilite la vie des RH, au lieu d’ajouter du travail

En tant que responsable RH, vous avez déjà suffisamment de choses à gérer. Vous ne voulez pas devoir assurer une administration distincte pour chaque vélo, suivre plusieurs fournisseurs ou vous charger vous-même de l’entretien et des réparations.

Ne regardez donc pas uniquement le prix du leasing, mais surtout dans quelle mesure un partenaire peut décharger votre organisation de ces tâches et rester présent à vos côtés .

Avec Cyclobility, vous bénéficiez de :

• Un interlocuteur unique pour vous et vos collaborateurs
• Une intégration avec votre secrétariat social ou votre propre logiciel
• Un accompagnement complet de A à Z : choix du vélo, commande, livraison à domicile, réglage, entretien, réparations, assurance et fin du contrat
• Un réseau national de 8 magasins de vélos en propre et de centaines de revendeurs partenaires
• Un service de réparation mobile qui se déplace sur votre parking ou à domicile
• Un reporting clair
• Plus de 10 ans d’expérience auprès d’entreprises de toutes tailles et dans tous les secteurs. Cette expérience se traduit par des processus bien pensés, des conseils réalistes et des solutions qui fonctionnent réellement sur le terrain.
• Cyclobility prend en charge le risque d’impayés. Vous n’avez donc pas non plus à vous en préoccuper.

Découvrez comment AZ Alma procède

Prêt à proposer le leasing vélo ?

Mettre en place le leasing vélo ne doit pas nécessairement devenir un projet RH de six mois. Avec une bonne préparation et le bon partenaire, vous pouvez rapidement être sur la bonne voie. Nous vous accompagnons, vous déchargeons et vous aidons à mobiliser vos collaborateurs, du premier échange jusqu’au dernier contrat signé.

Curieux de savoir concrètement ce que le leasing vélo peut représenter pour votre organisation ? Remplissez le formulaire ci-dessous.

Nous vous préparons volontiers une simulation sur mesure, adaptée à vos collaborateurs et en collaboration avec vos équipes payroll et finance.